Achtergrond
8 November 2019 | 09.45
Wouter Hofhuis
Wouter Hofhuis
Deel dit artikel

Behaal meer rendement op uw bestuursverslag

Bij Orchestra sorteren wij met onze klanten al in een vroeg stadium voor op de verslaggeving van het afgelopen jaar. Wat zijn de bijzonderheden en veranderingen in de richtlijnen? Wat willen wij dit jaar anders doen? Welke reacties zijn er gekomen op het vorige jaarverslag? Kortom, wat moet er anders? Wij geven u enkele adviezen om meer rendement te halen uit uw verslaggeving, vooral die van het bestuur.

Behaal meer rendement op uw bestuursverslag

Een gestandaardiseerd proces

Een jaarverslag bestaat uit een jaarrekening in combinatie met een bestuursverslag (of directieverslag). De verplichtingen t.a.v. de jaarrekening zijn tot in detail uitgewerkt in de richtlijnen voor de jaarverslaggeving, dus op dat vlak is er weinig creativiteit van de schrijver(s) vereist - ons bestaansrecht voor stichtingen ligt mede besloten in onze overtuiging dat juist die cijfers, en het proces om tot die cijfers te komen, verregaand gestandaardiseerd moeten worden. Klanten die werken via ons OFIS-platform (Mijn Orchestra) zijn daarvan ook overtuigd.

De vertaling van hart naar woord

Ook voor het bestuursverslag zijn er verplichtingen opgenomen in de richtlijnen, maar deze beperken zich tot een aantal onderwerpen die vervolgens door het bestuur nader uitgewerkt dienen te worden in het jaarverslag. En het is dan ook precies daar waar de inhoud niet vooraf gedicteerd wordt, dat er iets bijzonders kan gebeuren: een gouden kans voor bestuurders.

Worsteling met het bestuursverslag

Menig bestuurder worstelt zichtbaar met het schrijven van een goed leesbaar en enthousiast verslag over wat er het afgelopen jaar allemaal ondernomen en bereikt is. De vertaling van hart naar woord lijkt vaak te haperen, terwijl er een prachtig aansprekend verhaal vol passie klaarligt om verteld te worden. Het eindresultaat lijdt dan aan plichtmatigheid en voorspelbaarheid: vaak is het bestuursverslag voor tachtig procent een ‘copy paste’ van het jaar ervoor…

Kostbare informatie

Maar wij hebben het hier eigenlijk over toch wel een heel kostbaar document. Kostbaar in de zin van geschiedschrijving (er zit waarde in vele jaren gedocumenteerde verslaglegging), maar ook kostbaar in financiële zin. Want als je alle kosten voor de totstandkoming en goedkeuring van een jaarverslag bij elkaar optelt, is dat niet niks. Alle uren van de financiële afdeling, de bestuurders, de vergaderingen, de kosten van de accountantscontrole, de foto’s, de opmaak, de drukker, en ga zomaar door.

Beperkt bereik?

Als je al deze kosten dan afzet tegen de beperkte oplage en dito bereik van het verslag zelf, dan lijkt het jaarverslag inderdaad een heel duur ‘moetje’. Maar wie het jaarverslag ziet als een gouden kans om ook de ‘achterkant van de cijfers’ te laten spreken, zal merken dat de verhalen over hoe de maatschappelijke missie wordt nagestreefd, ook buiten het jaarverslag een belangrijke rol gaan spelen. In de interne en externe communicatie, op papier en digitaal, via verschillende (social) media.

Orchestra’s advies voor directies en bestuurders:

  • begin nu al met nadenken en schrijven van het bestuursverslag 2019;
  • neem er de tijd voor en laat vooral uw hart spreken; maak er op uw eigen wijze een enthousiast, inzichtelijk, sprankelend stuk van dat de missie onder de cijfers vertelt;
  • writer’s block of totaal geen ‘schrijver’? laat u interviewen door een collega van communicatie of een copywriter/journalist;
  • neem de verplichte onderwerpen als gegeven en niet als leidraad; waar wordt u als bestuurder zelf enthousiast van? en wat wilt u graag vertellen aan uw donateurs, achterban, begunstigden, stakeholders en passanten?
  • wees een gepassioneerde verhalenverteller i.p.v. een rationele overtuiger;
  • maak gebruik van beeld: infographics, foto’s, illustraties en filmpjes zeggen meer dan woorden;
  • durf af te wijken van het stramien van voorgaande jaren, stap uit het spreekwoordelijke fazantenpad;
  • denk digitaal; opmaak, vormgeving, verzending en bereik via social media is een enorme kans om een groter publiek deelgenoot te laten worden van de ambities en prestaties van uw goede doel!
  • denk groter: gebruik uw verhalen uit het bestuursverslag ook voor het enthousiasmeren van de eigen medewerkers en/of als basis voor communicatie met uw achterban en stakeholders.

Raad & daad

Hebt u vragen over de voorbereiding op uw bestuursverslag? Orchestra helpt u met raad en daad. Neem contact met ons op voor nader advies en ondersteuning: contact@orchestra-contact.com

Over de auteur: Wouter Hofhuis is directielid van Orchestra. U kunt rechtstreeks contact met hem opnemen: klik hier

Gerelateerde artikelen